Löpande avdrag och kontroll av arbete med forskning- och utveckling, FoU, i arbetsgivardeklarationen

Företag som löpande bedriver forskning och utveckling kan vid redovisning till Skatteverket få avdrag från arbetsgivaravgifterna med ca 20 % av de anställdas bruttolöner.

Hur begärs avdraget?

Formellt begärs avdraget för FoU varje månad. Företag som löpande vill göra avdraget ska därför redovisa underlaget för avdraget i arbetsgivardeklarationen (i ruta 470) som ges in till Skatteverket varje redovisningsperiod. Företag ska för varje månad redovisa den totala ersättningen (bruttolönen) som de anställda fått under månaden. Förutom underlaget ska även avdraget redovisas månadsvis (ruta 475 i arbetsgivardeklarationen).  

Vad krävs för att få avdraget?

Eftersom avdraget begärs månadsvis är det upp till varje företag som gör avdraget att se till att det har underlag så det kan bevisa att förutsättningarna för avdraget är uppfyllda. För varje månad behöver undersökas att respektive person utför arbete som uppfyller kraven för avdraget och dessutom behöver även kontrolleras att personen uppfyller arbetstidsvillkorskravet.

Vilka underlag behövs för att få avdraget?

När Skatteverket gör sina granskningar brukar företag få besvara olika frågor om sin verksamhet som avser den verksamhet som bedrivits. Dessutom brukar Skatteverket efterfråga olika underlag som visar att företaget uppfyller kraven för forskningsavdraget.

Skatteverket anger på sin hemsida att det inte går att ange generellt vilka specifika dokument som ett företag ska upprätta eller lämna in till Skatteverket för att kunna få forskningsavdraget. Skatteverket anser att företag för varje redovisningsperiod ska kunna visa att företaget uppfyller kraven för forskningsavdrag. Som exempel på dokument som kan lämnas in och som ligger till grund för prövningen kan vara planeringsunderlag, tidrapporter och projektbeskrivningar.

Avsaknaden av generell vägledning av vilka underlag som krävs gör att det är viktigt för företag att säkerställa att det har rätt dokumentation för att göra avdraget. Enligt allmänna bevisrättsliga regler inom skatterätten är det den som begär avdraget som ska kunna bevisa rätten till avdraget. För att minimera skatterisker bör därför företag se till att det finns dokumentation och även kontrollera att förutsättningarna för avdraget är uppfyllda innan avdraget görs.

Beslut och kontroll av avdraget

Skatter och avgifter bestäms genom antingen formella eller automatiska beslut. Vid formella beslut sker en faktisk beräkning av skattebeloppet hos Skatteverket. Vid automatiska beslut fattas beslut om skattedebitering utan att Skatteverket gjort någon någon beräkning av skattens eller avgiftens storlek vid redovisningen. Vid automatiska beslut fattas beslut utifrån de uppgifter som har lämnats som underlag för skattens beräkning utan att det görs någon kontroll av om underlaget är korrekt eller inte.  

För de företag som inte känner till att automatiska beslut inte innebär någon faktisk granskning blir det en överraskning när Skatteverket kontrollerar FoU-avdraget i efterhand. Vanligtvis sker Skatteverkets granskning genom att uppgifter efterfrågas som avser mellan sex månader och ett år bakåt i tiden. För de företag som inte har upprättat dokumentation löpande blir det ofta svårt att besvara frågorna i efterhand. Granskningarna leder därför ofta till att Skatteverket omprövar de tidigare fattade besluten och begär att avdraget ska betalas tillbaka och ofta påförs även skattetillägg. För företag kan det därför bli väldigt dyrt om dokumentation och förutsättningarna för avdraget inte verifierats tillräckligt innan avdraget gjorts.

Behöver ert företag hjälp med FoU-avdrag?

Advokatbyrån har framgångsrikt hjälpt flera företag att besvara frågor om FoU-avdraget vilket lett till att Skatteverket beslutat att bevilja avdraget. Advokatbyrån åtar sig även uppdrag för att gå igenom och löpande hjälpa företag för att granska dokumentation och bedömningar av rätten till avdraget.